Закон “Оулда и Кана” гласит, что: “Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени”. Действительно, корпоративное собрание часто превращается в тяжёлую повинность для сотрудников, пожирающую их время и имеющую близкую к нулевой эффективность. Как же правильно организовать и провести мероприятие так, чтобы оно стало максимально продуктивным способом решения проблемы?
Центр обучения персонала “Символ” предлагает для руководителей специальный тренинг, который позволит научиться наиболее эффективно использовать все форматы совещаний – от планёрки и мозгового штурма до общего собрания коллектива, активно формируя практически полезные навыки – от умения сформулировать чёткую повестку планирующейся встречи до осуществления контроля за принятыми решениями.
4 шага к результативному совещанию
Исследования показывают, что многие топ-менеджеры сталкиваются с проблемами, касающимися успешного проведения различных форматов корпоративных собраний. Хорошая новость в том, что их можно решить при помощи тренинга “Эффективное совещание”. Остановимся подробнее на структуре и содержании этого курса, последовательно охватывающего все этапы подготовки и проведения мероприятия.
Планирование собрания
Правильная постановка целей и чёткий план поможет избежать траты времени и сил на излишние “заседания”, а также определит формат мероприятия. Если Вашей целью является решение общих и стратегических вопросов компании, то необходимо организовать собрание трудового коллектива. Если основная задача – ознакомление персонала с большим количеством документов, а также решение вопросов в ситуациях, когда личный контакт невозможен, то проводится онлайн-встреча. В том же случае, если задачи сводятся к решению текущих производственных вопросов, то организуется планёрка. Наконец, если принципиально вероятным является наличие нескольких вариантов ответов на поставленный вопрос, при этом все они требуют отдельного рассмотрения, то проводится мозговой штурм.
Подготовительные мероприятия
Как писал ещё в 16 веке М. де Сервантес: “Кто приготовился к бою, тот его наполовину выиграл”. Готовясь к совещанию, Вам предстоит и назначить докладчиков, и собрать всю необходимую аналитическую информацию, и оформить презентации, и подготовить раздаточные материалы. Может показаться, что такой формат заседания, как мозговой штурм, где от участников требуются только идеи для решения проблемы, и где не может быть заранее известен результат – формат, не требующий специального изучения. Но это не так.
Во-первых, при его организации Вам понадобится максимально чётко сформулировать проблему. Во-вторых, нужно заранее определить список участников, чтобы среди них были специалисты с различным опытом и позициями. В-третьих, важно определить того работника, который будет фиксировать все поступающие идеи, а руководителю нужно взять на себя роль модератора, дискуссии. В-четвёртых, обязательно разработать поминутный тайминг.
Немаловажным будет учесть и такие организационные моменты, как место проведения совещания и наличие всех необходимых материалов. Кроме того, все коллеги, участвующие в мозговом штурме, должны знать и принимать его правила. На предлагаемом тренинге, мы рассматриваем все эти хитрости в практической плоскости и закрепляем в формате деловой игры.
Проведение совещания
Формат мозгового штурма предполагает коллективную работу со свободным высказыванием любых, даже самых фантастических, идей. Существует несколько методик проведения мероприятия, пользоваться которыми мы обучим в ходе данного мастер-класса. Но какую бы методику Вы не предпочли, главное в совещании для его председателя – это умение направлять обсуждение в конструктивное русло, поддерживать самые рациональные идеи в процессе дискуссии, аккуратная работа с возражениями, не препятствующая креативности участников совещания, а также – соблюдение тайминга, чтобы поговорка “есть у совещания начало, нет у совещания конца” не имела отношения к Вашей компании.
Подведение итогов заседания
Для управленца именно этот этап является самым важным. После мозгового штурма нужно ещё раз оценить преимущества и недостатки наиболее рациональных из предложенных идей, зафиксировать результаты обсуждения, выбрать решение проблемы, оформить протокол. Необходимо также разработать план, направленный на координацию дальнейших действий и предполагающий контроль за исполнением принятых на собрании решений.
Кому необходим тренинг эффективных совещаний?
Данный тренинг проводится учебным центром “Символ” для руководителей всех уровней. Бесспорно, он будет полезен и топ-менеджерам предприятий, и директорам компаний, желающим повысить продуктивность проводимых ими совещаний, ведь именно на них принимаются важнейшие для дальнейшего развития и процветания организации решения.
Важно отметить, что тренинг по модели “мозговой штурм” прежде всего предназначен для тех из них, кто выступает в роли председателя, который будет направлять дискуссию, стимулировать выработку большего количества идей, отмечать лучшие предложения, удерживая своих коллег от проявления избыточной критики и отслеживая тайминг, а также заниматься подведением итогов.
На интерактивных семинарах тренеры учебного центра познакомят вас с важнейшими компонентами эффективного совещания, а на деловых играх, моделирующих конкретные ситуации, Вы в формате мастер-класса освоите конструктивные паттерны поведения.
Форматы корпоративных занятий
Вы можете выбрать наиболее подходящий для вас формат проведения занятий, каждый из которых имеет свои преимущества и будет организован для Вас на самом высоком уровне.
- Выездной тренинг – специалисты центра проведут обучение в офисе Вашей компании, что позволит кадрам приобрести новые знания и умения в наиболее удобных условиях.
- Очный (в классе) – если у Вас нет возможности организовать проведение занятий на территории своей фирмы, то мы арендуем подходящий учебный класс в непосредственной близости от Вашего офиса, чтобы не тратить ценное время персонала на дорогу.
- Онлайн-вебинар – обучение с помощью современных технических возможностей позволит без потери результативности освоить важнейшую информацию и отработать практические навыки даже в дистанционном режиме.
Преимущества центра обучения персонала “Символ”
- занятия по данному курсу проводит опытный тренер с двумя высшими образованиями, являющийся специалистом как в сфере экономики, так и в сфере психологии;
- мы ценим время и комфорт клиентов, поэтому предлагаем разные форматы обучения и составляем расписание семинаров, основываясь исключительно на Ваших пожеланиях, а современная техническая оснащенность “Символа” позволяет проводить вебинары не только в выездном формате, но и для обучающихся, находящихся в других регионах;
- методика тренинга, применяемая нашим тренинговым центром, позволяет отработать и закрепить полученные знания на практике, что даст сотрудникам возможность сразу применять их в своей работе;
- обучение у нас уникально в своей пластичности, поэтому мы готовы адаптировать его содержание под цели заказчиков: если главной потребностью является проведение собраний коллектива, то мы научим создавать убедительную аргументацию результатов работы компании; если на повестке дня совет директоров – сможете продемонстрировать финансовую аналитику; если Ваши должностные обязанности связаны с проведением планёрок, то тренинг поможет проводить их по-деловому ёмко, а в случае применения мозгового штурма, Вы узнаете методики генерации продуктивных идей;
- дополнительным преимуществом является наличие среди наших разработок сопутствующих курсов: управление организацией, лидерство, коммуникативных навыков и другие, которые окажут максимальный эффект для Вашего развития как руководителя.
Тренинг “Эффективное совещание” – это один из тех инструментов,что позволит развить умение управлять и выведет Вашу компанию на новый уровень!